¿Qué es una nota de remisión y en qué se diferencia de una factura?

El chofer llega a la obra con 12 rollos de cable, el residente los cuenta, firma una hoja y se queda con una copia: esa hoja es la nota de remisión. Su trabajo es dejar constancia de qué se entregó, cuánto, dónde y quién lo recibió, para que cualquier aclaración posterior se resuelva con un papel firmado y no con la memoria de dos personas. La factura llega después, o al mismo tiempo, y es la que cuenta ante el SAT.

Puntos clave

• La remisión registra la entrega; la factura registra la venta ante el SAT.
• Solo la factura (CFDI) tiene validez fiscal; la remisión no sirve para deducir ni sustituye a la factura.
• Lleva folio, fecha, datos de las dos partes, descripción y cantidad de lo entregado, lugar de entrega y firma de quien recibe.
• Es muy útil en entregas parciales: cada envío lleva su remisión y la factura puede cubrir el pedido completo.
• Conviene que haga referencia a la cotización o a la orden de compra, para que todo se pueda rastrear.

¿Para qué sirve una nota de remisión?

Sirve, sobre todo, para que nadie tenga que adivinar qué pasó en una entrega. En la práctica cumple cuatro funciones:

1. Prueba de entrega: la firma de quien recibe confirma que la mercancía llegó, en qué cantidad y en qué fecha.
2. Control de entregas parciales: si un pedido sale en tres envíos, cada remisión dice qué se fue en cada uno y cuánto falta.
3. Base para aclaraciones: si el cliente reporta un faltante o una pieza dañada, la remisión firmada con observaciones resuelve la discusión.
4. Respaldo para cobrar: en ventas a crédito, la remisión firmada es la constancia de que entregaste lo que vas a cobrar.

¿Qué diferencia hay entre una nota de remisión y una factura?

La diferencia de fondo es fiscal. El Código Fiscal de la Federación (artículo 29) obliga a emitir un comprobante fiscal digital, el CFDI, por los ingresos que recibes, y la Ley del ISR (artículo 27, fracción III) pide que un gasto esté amparado con ese comprobante para poder deducirlo. La nota de remisión no es un CFDI, así que no cumple ninguna de las dos cosas:

Por eso, si vendes con remisión y nunca facturas, el ingreso existe igual para el SAT. Cuando el cliente no pide factura, la venta se incluye en la factura global que se emite por las operaciones con el público en general; el detalle de cómo y cada cuánto hacerla te lo confirma tu contador.

¿Qué lleva una nota de remisión?

No hay un formato oficial, porque no es un documento fiscal. Lo que sí conviene que tenga, para que sirva cuando haga falta, es esto:

• Folio consecutivo: para que ninguna remisión se pierda sin que lo notes.
• Fecha de entrega: la del día en que la mercancía llega, no la del pedido.
• Datos de tu empresa y del cliente: nombre o razón social, dirección y teléfono.
• Referencia al documento de origen: el folio de la cotización aceptada o de la orden de compra.
• Descripción y cantidad de cada partida: con la misma redacción y la misma unidad que en la cotización (piezas, metros, cajas).
• Lugar de entrega: sobre todo si es distinto a la dirección fiscal del cliente, como una obra o una sucursal.
• Observaciones: faltantes, daños o cambios acordados en el momento.
• Nombre y firma de quien recibe, y de quien entrega.

Los precios son opcionales. En un mostrador la remisión suele llevarlos porque funciona como nota de venta; en una entrega a obra o a almacén muchas empresas la mandan sin precios, porque quien la recibe solo necesita contar.

Para que la descripción coincida con lo cotizado, ayuda partir de una cotización bien armada, como se explica en cómo hacer una cotización formal paso a paso.

¿Dónde entra la remisión entre la cotización, la orden de compra y la factura?

En una venta entre empresas, los documentos suelen seguir este orden, y cada uno hace referencia al anterior:

• Cotización: tú ofreces precio, condiciones y vigencia.
• Orden de compra: el cliente confirma por escrito qué compra y en qué condiciones; si quieres ver qué debe coincidir con tu cotización, está en la nota sobre el formato de orden de compra.
• Factura proforma, si el cliente la pide: sirve para tramitar un anticipo antes de la entrega.
• Nota de remisión: acompaña cada entrega y regresa firmada.
• Factura (CFDI): se emite al cobrar o al concretar la venta.

Cuando los cinco documentos usan los mismos folios, la misma descripción y las mismas cantidades, cualquier persona de tu equipo puede rastrear un pedido de punta a punta sin preguntarle a nadie.

La remisión firmada protege la entrega y la factura cierra la venta: las dos funcionan mejor cuando parten de una cotización con partidas claras y folio propio. En Prayser puedes ver cómo se lleva una venta desde la cotización hasta el acuse de entrega, con cada documento ligado al mismo cliente y al mismo pedido.

Lo que escuchamos de dueños de pymes

En las pymes que entregan a otras empresas, el problema más común no es hacer la remisión, sino encontrarla un mes después, cuando el cliente pregunta por un faltante. Las que resuelven rápido son las que guardan la remisión firmada junto con la cotización y la orden de compra del mismo pedido.

Equipo de Prayser