¿Qué condiciones de pago poner en una cotización?

El cliente aprueba la cotización, entregas el pedido y una semana después su área de cuentas por pagar te avisa que ellos liquidan a 45 días de recibir la factura. Para evitar eso, hay que escribir las condiciones de pago en la cotización, antes de que el cliente diga que sí. La regla práctica es que cada condición quepa en una línea y no deje nada a la interpretación de quien paga.

Puntos clave

• Las condiciones de pago dicen qué porcentaje se paga, en qué momento, por qué medio y con qué consecuencia si hay retraso.
• Un plazo sin fecha de inicio ("30 días") se presta a discusión; escribe desde cuándo se cuenta.
• El anticipo conviene calcularlo sobre tu costo: lo sano es que cubra materiales o fabricación del pedido.
• Si no pactas un interés por atraso, el Código de Comercio fija el 6 % anual, que casi nunca compensa el retraso.
• Las mismas condiciones pasan a la factura: el CFDI tiene un campo opcional para escribirlas.

¿Qué tipos de condiciones de pago se usan en México?

En las cotizaciones entre empresas aparecen casi siempre cinco esquemas, y muchas veces se combinan dos en el mismo documento:

1. Contado: el cliente paga el total al confirmar el pedido o al recibirlo. Es común en ventas de mostrador, refacciones y pedidos pequeños.
2. Anticipo y saldo: una parte al aceptar la cotización y el resto contra entrega o a unos días de ella. Es la condición típica en fabricación, instalación y pedidos a la medida.
3. Pagos por avance: el total se divide en partes ligadas a etapas del trabajo (inicio, mitad de obra, entrega). Funciona en proyectos de varias semanas, siempre que cada etapa tenga una forma clara de comprobarse.
4. Crédito: el cliente paga el total un número de días después de la entrega o de la factura. Se ofrece a clientes con historial y suele ser lo que piden empresas grandes o cadenas.
5. Pago contra entrega: el cliente liquida al recibir la mercancía, con transferencia confirmada antes de descargar o con cheque.

El esquema que eliges depende de cuánto dinero pones tú antes de cobrar y de cuánto confías en el cliente. Las condiciones son una línea más dentro del orden de una cotización completa; si quieres ver en qué lugar van junto con la vigencia y los datos fiscales, está en cómo hacer una cotización formal paso a paso.

¿Cómo se redactan para que el cliente no tenga dudas?

Una condición de pago bien escrita responde cuatro cosas: el monto o porcentaje, el momento en que vence, el medio de pago y la moneda. La tabla compara redacciones que se ven seguido con una versión que el cliente puede aprobar sin preguntar:

Escribe también qué pasa si el pago llega tarde: El Código de Comercio dice en su artículo 362 que quien se atrasa paga el interés pactado y, si no se pactó ninguno, el 6 % anual. En el mismo código, el artículo 83 señala que una obligación sin plazo acordado es exigible diez días después de contraída, así que un "pago a convenir" te deja con muy poco de dónde sostenerte.

Un interés moratorio escrito, por ejemplo 2% mensual sobre el saldo vencido, le da al área de pagos del cliente una razón concreta para programar tu factura a tiempo. Antes de fijar el porcentaje, consúltalo con tu contador o tu abogado para que sea defendible si un día hay que reclamarlo.

¿Cómo queda una cotización con condiciones de pago? Ejemplo en pesos

Un taller de carpintería cotiza a un despacho 10 escritorios a la medida en $8,600 cada uno, que suman $86,000 de subtotal. Con IVA de 16 % ($13,760), el total queda en $99,760. Para fabricarlos, el taller tiene que comprar tablero, herrajes y barniz por unos $36,000 antes de empezar.

Las condiciones de pago de esa cotización quedan así:

• Anticipo: 40% del total, $39,904, al aceptar la cotización. La fabricación arranca el día en que se recibe.
• Saldo: 60%, $59,856, a 15 días naturales contados desde la entrega e instalación.
• Forma de pago: transferencia a la cuenta CLABE de la empresa, en pesos mexicanos.
• Pago tardío: el saldo vencido genera 2% mensual de interés.
• Vigencia de precios: 15 días naturales desde la fecha de esta cotización.

Con este esquema, el anticipo de $39,904 cubre los $36,000 de material y el taller no financia la compra con su propio dinero. La utilidad está en el saldo, y por eso conviene que ese saldo tenga fecha clara de vencimiento y una consecuencia escrita si no llega.

Si el despacho pidiera 30 días de crédito por el total, el taller pondría los $36,000 de su bolsa y esperaría mes y medio, entre fabricación y plazo, para recuperarlos.

¿Cómo eliges el anticipo y el plazo?

Tres preguntas ayudan a decidir sin copiar las condiciones de otro negocio:

1. Cuánto pones tú antes de cobrar: si compras material o fabricas a la medida, el anticipo debería cubrir por lo menos ese costo, porque un pedido cancelado a medio camino se queda contigo.
2. Qué tan conocido es el cliente: el crédito tiene sentido con quien ya te ha pagado a tiempo. Para un cliente nuevo, anticipo y saldo contra entrega protege a los dos, y el crédito puede abrirse en el segundo o tercer pedido.
3. Qué pide la empresa que compra: muchas empresas grandes tienen una política de pagos fija (30, 45 o 60 días) y la aplican a todos sus proveedores. Pregúntalo antes de cotizar, para que el precio ya considere ese tiempo en lugar de enterarte al cobrar.

Cuando el cliente necesita un documento para tramitar el anticipo con su banco o su área de compras, normalmente te pedirá una factura proforma con las mismas condiciones de la cotización.

¿Qué pasa con las condiciones de pago cuando facturas?

La factura electrónica (CFDI) tiene un campo llamado "Condiciones de pago" donde puedes escribir las condiciones comerciales del comprobante, hasta 1,000 caracteres, según la guía de llenado del CFDI del SAT. Es opcional y se usa en facturas de ingreso o egreso. Lo más práctico es copiar ahí la condición de tu cotización, por ejemplo "Saldo a 15 días naturales desde la entrega".

Ese campo de texto es distinto de dos claves que el CFDI sí exige. La forma de pago dice con qué se pagó (efectivo, transferencia, cheque) y el método de pago dice si se pagó en una sola exhibición (PUE) o si se paga en parcialidades o después (PPD).

Cuando cotizas con crédito o con saldo posterior a la factura, la guía del SAT indica usar PPD con la forma de pago "99 Por definir" y emitir un complemento de pago por cada abono que recibas. Los plazos para emitir ese complemento los marca la regulación de cada año, así que el detalle te lo confirma tu contador.

Una cotización con el total, la vigencia y las condiciones de pago escritas en la misma hoja le deja al cliente claro qué aprueba y a ti claro qué puedes cobrar. En Prayser puedes ver cómo se arma una cotización así y cómo se registran los pagos del pedido, ligados al mismo cliente desde el anticipo hasta el último abono.

La recomendación de Prayser

Decide las condiciones de pago al mismo tiempo que el precio, porque las dos cosas definen cuánto ganas y cuándo lo recibes. Escribe cada una con monto, fecha de inicio y medio de pago, y revisa que la factura diga exactamente lo mismo que la cotización aceptada.